Data silo adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan kumpulan data yang terisolasi dan tidak dapat dengan mudah diakses oleh departemen lain dalam suatu organisasi. Setiap departemen, seperti keuangan, administrasi, SDM, dan pemasaran, memiliki data yang mereka simpan secara terpisah. 

Namun, silo data ini berdampak buruk bagi organisasi dan menyebabkan hambatan dalam berbagi informasi antar departemen. Ketika data terpisah seperti ini, kualitas data seringkali menjadi tidak konsisten dan sulit bagi pimpinan untuk mendapatkan pandangan menyeluruh tentang data perusahaan.

Data yang terisolasi dalam silo tidaklah sehat. Data menjadi bernilai ketika mudah diakses dan dipahami oleh seluruh organisasi. Jika data sulit ditemukan atau tidak dapat dipercaya, maka data tersebut tidak memberikan manfaat dalam proses pengambilan keputusan.

Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk mengintegrasikan data mereka agar dapat mendapatkan pemahaman yang lebih holistik.

Dalam konteks ini, analisis data yang mencakup seluruh perusahaan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan memberikan wawasan tentang peluang atau ancaman yang tersembunyi.

Selain itu, silo data juga dapat menjadi risiko. Data yang terisolasi sulit untuk dikelola secara efektif, menghambat kepatuhan terhadap regulasi, dan meningkatkan risiko penyalahgunaan data sensitif.

Untuk mengoptimalkan analisis data secara holistik, organisasi perlu memahami sumber permasalahan silo data, cara silo tersebut menghambat pemanfaatan data secara maksimal, dan opsi yang tersedia untuk mengintegrasikan data.

Dengan menghilangkan silo data, organisasi dapat mencapai keuntungan penuh dari transformasi digital dan menjadi lebih berbasis data.

Mengapa Terjadi Silo Data?

Silo data terjadi secara alami seiring berjalannya waktu dan mengikuti struktur organisasi. Setiap departemen mengumpulkan dan menyimpan data mereka sendiri sesuai dengan kebutuhan mereka, sehingga terbentuklah silo data. Beberapa alasan umum terjadinya silo data dalam bisnis adalah:

Struktur organisasi yang terpisah

Sebelum adanya big data dan revolusi cloud dalam dunia bisnis, tidak dianggap sebagai masalah jika setiap departemen memiliki dan mengelola data mereka sendiri. Setiap departemen memiliki kebijakan, prosedur, dan tujuan yang berbeda-beda.

Tim-tim tersebut mengembangkan cara kerja dan analisis data yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Silo data tetap ada karena hal tersebut merupakan cara pengumpulan dan penyimpanan data di setiap departemen.

Budaya perusahaan

Dalam banyak organisasi, departemen-departemen terbiasa bekerja secara terpisah. Masing-masing departemen memiliki bahasa, proses, dan tantangan yang khas. Jika mereka bekerja di area yang berbeda secara fisik dan memiliki proses dan tujuan yang berbeda, setiap departemen akan menganggap dirinya sebagai unit bisnis yang terpisah dari tim lainnya.

Budaya pemisahan ini juga tercermin dalam penanganan data. Meskipun tim penjualan dan tim pemasaran mungkin bekerja dengan data pelanggan yang sama, budaya perusahaan mendorong mereka untuk tetap memisahkan data mereka tanpa pertimbangan lebih lanjut.

Karena perluasan berbagi data di seluruh perusahaan masih merupakan tujuan baru, departemen-departemen belum termotivasi untuk menggabungkan data mereka.

Teknologi

Alat dan sistem manajemen data yang digunakan oleh organisasi juga berkontribusi pada pembentukan silo data. Setiap departemen cenderung menggunakan solusi dan alat teknologi yang berbeda untuk mendukung operasional mereka, seperti spreadsheet, perangkat lunak akuntansi, atau CRM seperti Salesforce.

Sistem-sistem lama umumnya tidak dirancang untuk dengan mudah berbagi informasi. Setiap solusi menyimpan dan mengelola data dengan cara yang berbeda, seringkali memiliki fitur khusus yang dikendalikan oleh vendor yang menciptakan solusi tersebut. Hal ini menyulitkan berbagi dataset dengan departemen lain.

Untuk mengatasi silo data, penting bagi organisasi untuk memperhatikan faktor-faktor di atas dan mengambil langkah-langkah untuk mengintegrasikan data dengan baik.

4 Cara Silo Data Bisa Memberi Dampak Buruk Bisnis Anda

Setiap departemen di perusahaan memiliki tujuan yang sama. Meskipun mereka beroperasi secara terpisah, namun saling tergantung satu sama lain. Sebagian dari data internal yang dibuat dan dikelola oleh departemen keuangan, misalnya, memiliki relevansi untuk dianalisis oleh administrasi dan departemen lainnya.

Persaingan, kebutuhan untuk mengurangi biaya, dan keinginan untuk memanfaatkan peluang mendorong organisasi untuk memanfaatkan data mereka secara lebih optimal. Untuk mencapai efisiensi operasional yang maksimal dan menemukan peluang baru, akses terhadap informasi yang mencakup seluruh perusahaan sangatlah penting.

Namun, suatu saat nanti, silo data akan menjadi penghalang bagi kesuksesan perusahaan.

Ada empat cara di mana silo data berdampak buruk bisnis Anda secara diam-diam:

1. Silo data membatasi pemahaman menyeluruh terhadap data

Silo data menghambat berbagi informasi yang relevan. Setiap departemen hanya memiliki pandangan terbatas terhadap data. Tanpa memiliki pemahaman menyeluruh terhadap data perusahaan, sulit untuk mengidentifikasi ineffisiensi operasional secara menyeluruh.

Misalnya, bagaimana mungkin menemukan peluang penghematan biaya operasional yang tersembunyi jika data operasional dan biaya tidak digabungkan?

2. Silo data mengancam integritas data

Ketika data disimpan dalam silo, seringkali informasi yang sama disimpan dalam database yang berbeda, menyebabkan inkonsistensi antara data departemen. Seiring waktu berjalan, data dapat menjadi kurang akurat dan kurang bermanfaat.

Misalnya, jika data medis pasien yang sama disimpan dalam sistem yang berbeda, data tersebut dapat menjadi tidak sejalan seiring berjalannya waktu.

3. Silo data memboroskan sumber daya

Ketika informasi yang sama disimpan di lokasi yang berbeda, dan pengguna mengunduh data ke penyimpanan pribadi atau kelompok mereka, sumber daya menjadi terbuang percuma.

Menggabungkan data menjadi satu sumber membantu menghemat penyimpanan yang berharga dan mengurangi beban TI dalam membeli dan memelihara penyimpanan yang tidak perlu.

Misalnya, jika banyak karyawan mengunduh data untuk dianalisis dalam spreadsheet, setiap unduhan merupakan salinan redundan dari data yang sudah ada.

4. Silo data menghambat kerja kolaboratif

Budaya organisasi menciptakan silo, dan silo memperkuat budaya tersebut. Organisasi yang mengutamakan data mengakui pentingnya kolaborasi sebagai alat yang kuat untuk menemukan dan memanfaatkan wawasan baru. Untuk mendorong kerja kolaboratif, departemen harus memiliki cara untuk berbagi data mereka.

Ketika data sulit atau tidak mungkin dibagikan, kemampuan untuk bekerja secara kolaboratif menjadi terhambat.

4 Cara Mengatasi Silo Data

Solusi untuk mengatasi silo data melibatkan aspek teknologi dan organisasi. Sentralisasi data untuk analisis telah menjadi lebih cepat dan lebih mudah dengan adanya teknologi cloud.

Alat berbasis cloud membantu menyederhanakan proses pengumpulan data ke dalam satu tempat dan format yang sama, sehingga analisis dapat dilakukan secara efisien.

Apa yang dulunya memakan waktu berminggu-minggu, berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun sekarang dapat diselesaikan dalam hitungan hari atau jam.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengatasi silo data dalam bisnis Anda:

1. Mengubah manajemen

Jika budaya perusahaan dapat menciptakan silo data, maka budaya tersebut juga menjadi kunci untuk menghancurkan silo data. Komunikasikan manfaat dari berbagi data dan integritas data sehingga para pekerja memahami perubahan yang terjadi.

Juga sampaikan masalah yang muncul akibat silo data, termasuk masalah kualitas data dan kebutuhan untuk tetap bersaing. Perubahan budaya adalah tugas besar, sehingga manajemen harus menunjukkan komitmen.

2. Membangun cara untuk mengkonsolidasikan data

Dalam pengelolaan data, cara terbaik untuk menghancurkan silo data adalah dengan menggabungkan semua data perusahaan ke dalam gudang data berbasis cloud atau danau data — yaitu repositori data sentral yang dioptimalkan untuk analisis yang efisien.

Data dari berbagai sumber akan disatukan dan diintegrasikan, dan akses dapat diberikan dengan mudah kepada individu atau kelompok sesuai dengan kebutuhan bisnis dan keamanan data.

3. Mengintegrasikan data

Mengintegrasikan data dengan efisien dan akurat adalah metode yang terjamin untuk mencegah terbentuknya silo data di masa depan. Organisasi dapat mengintegrasikan data menggunakan salah satu dari beberapa metode berikut:

• Penulisan skrip: Organisasi dapat meminta tim IT untuk menulis skrip dalam SQL, Python, atau bahasa skrip lainnya untuk memindahkan data dari sumber data yang terpisah ke dalam gudang data. Kekurangan dari penggunaan skrip adalah kompleksitasnya. Seiring dengan pertumbuhan sumber data, kompleksitas juga semakin meningkat. Perubahan pada sumber data mengharuskan pembaruan skrip. Pemeliharaan integrasi yang dikodekan secara manual menjadi beban biaya dan waktu bagi para profesional IT.
• Alat ETL di lokasi: Alat ETL (extract, transform, and load) dan ELT mengotomatiskan proses pemindahan data dari berbagai sumber ke gudang data. Alat-alat ini mengekstrak data dari sumber, mentransformasikan data menjadi format yang umum untuk analisis, dan memuat hasilnya ke gudang data yang berlokasi di pusat data organisasi.
• Alat ETL berbasis cloud: Cloud dan data saling berkaitan, dan penyedia cloud yang canggih membuat proses ETL menjadi lebih mudah dan cepat. ETL berbasis cloud memanfaatkan infrastruktur penyedia cloud — termasuk gudang data dan alat ETL yang dirancang untuk bekerja secara efisien dalam lingkungan mereka. ETL memecah silo data dengan memberikan sarana teknologi untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber ke lokasi pusat untuk analisis. ETL membantu menangani masalah integritas data sehingga semua orang selalu bekerja dengan data yang segar.

4. Membentuk akses self-service yang diatur

Ketika data terpusat dan terintegrasi, Anda juga menciptakan kesempatan untuk mengkonsolidasikan akses dan kontrol data dengan kerangka kerja tata kelola data.

Kebijakan akses data yang kuat memfasilitasi analisis mandiri, sehingga pengguna bisnis yang memiliki izin dapat dengan mudah mengakses data yang mereka butuhkan, tanpa harus bergantung pada personel IT sebagai penjaga gerbang.

Hal ini memungkinkan fleksibilitas dalam melakukan analisis sesuai dengan kebutuhan bisnis dan mengurangi keterlambatan yang biasanya terjadi ketika harus melibatkan tim IT.

Dengan menerapkan langkah-langkah ini, Anda dapat mengatasi silo data dalam bisnis Anda dan memanfaatkan potensi penuh dari data perusahaan.

Melalui perubahan budaya, penggabungan data, integrasi data yang efisien, dan akses self-service yang diatur, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, menemukan peluang baru, dan mempertahankan daya saing bisnis Anda.

Cloud dan Masa Depan Penyimpanan Data

Penggunaan teknologi cloud sebagai solusi penyimpanan data telah menjadi pilihan yang sangat cocok untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber menjadi terpusat, sehingga mudah diakses baik dari kantor, rumah, dalam perjalanan, maupun oleh operasi cabang.

Solusi data cloud membantu mengatasi kendala teknologi dalam berkolaborasi dan memberikan solusi yang siap digunakan untuk menghubungkan data yang terpisah-pisah.

Dengan menggunakan proses ETL yang sudah mapan untuk menghilangkan data yang tidak relevan dan menghindari duplikasi, organisasi dapat dengan cepat menambahkan data baru dan terkini ke gudang data cloud.

Hal ini memungkinkan berbagai departemen bekerja sama dengan data yang segar, bersih, dan tepat waktu dalam satu platform yang mudah diakses dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Teknologi cloud dan gudang data cloud menghubungkan unit bisnis yang berbeda menjadi satu ekosistem yang terpadu. Para analis data mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana pekerjaan mereka berdampak pada keseluruhan organisasi, dan bagaimana pekerjaan setiap individu memengaruhi satu sama lain.

Akses ke data di seluruh perusahaan memberikan pandangan komprehensif tentang organisasi bagi para analis data.

Penutup

Untuk mencapai keberhasilan dalam era bisnis yang terhubung, perlu untuk mengatasi silo data. Dengan mengintegrasikan dan mengcentralisasi data, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional, mendapatkan wawasan yang lebih baik, dan mendorong kolaborasi antar departemen.

Perubahan budaya, pengembangan solusi teknologi, integrasi data yang efisien, dan akses mandiri yang diatur adalah langkah penting dalam menghancurkan silo data. Dengan melakukan hal ini, perusahaan dapat menciptakan lingkungan di mana data dapat diakses dengan mudah dan digunakan secara efektif.

Menghilangkan silo data memiliki manfaat seperti peningkatan kualitas keputusan, penghematan waktu dan sumber daya, serta kemampuan untuk merespons perubahan pasar dengan cepat.

Penggunaan teknologi cloud sebagai solusi penyimpanan dan pengelolaan data semakin populer karena memberikan akses yang mudah, skalabilitas, dan kemampuan untuk melakukan analisis yang efisien. Dengan memanfaatkan teknologi ini, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan data mereka dan mendapatkan keunggulan kompetitif yang signifikan.

Penting bagi organisasi untuk melibatkan seluruh departemen dan memprioritaskan kerja sama dalam perjalanan mereka menuju masa depan penyimpanan data yang terintegrasi dan terpusat.

Dengan mengatasi silo data, perusahaan dapat memanfaatkan potensi penuh dari data mereka, menemukan peluang baru, dan mencapai tingkat keberhasilan yang lebih tinggi dalam lingkungan bisnis yang terus berubah.